Epsilon, logiciel de GMAO

Epsilon est un logiciel de Gestion de Maintenance (GMAO) fonctionnant sous Windows, en monoposte ou en réseau. Il peut être utilisé avec plusieurs moteurs de base de données.

Convivial et simple à utiliser, Epsilon propose toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d'un service de maintenance.

Epsilon est un logiciel complet qui n'est pas modulaire, et qui, en plus de toutes les fonctions de base, propose la mise en place de systèmes code barres, l'utilisation de messages électroniques, le lien vers d'autres logiciels, la création de rapports multiples, etc.

Il peut également faire l'objet de développements complémentaires pour répondre à des besoins spécifiques : interfaçage vers un logiciel de comptabilité ou un ERP, par exemple.

Epsilon est continuellement amélioré, et des fonctionnalités sont développées selon les demandes de ses utilisateurs.

Gestion du Patrimoine

La définition du patrimoine est la base d'un système de GMAO.

Sa modélisation doit être réalisée selon les méthodes et les habitudes de votre entreprise et de vos collaborateurs. D'apparence simple, cette première étape est essentielle pour réussir la mise en place de la GMAO, et assurer sa bonne utilisation.

Epsilon propose la définition d'arborescences d'équipements à 7 niveaux. Chacun des équipements pourra être associé à une fiche descriptive, à une image, à des documents divers (papiers ou informatisés), et pourra supporter des modes opératoires, des ordres de travail, des pointages, des déclarations de pannes, des sorties de pièces, etc.

Pour faciliter le travail et multiplier les études et les analyses, vous pourrez définir des groupes et des familles d'équipements.

Les modes opératoires sont les travaux à réaliser sur les différents équipements. Ils sont définis pour former une bibliothèque utilisable à volonté. Chaque mode opératoire représente une liste de tâches à réaliser, avec un temps prévu. Les modes opératoires peuvent être planifiés selon une fréquence, pour la maintenance préventive systématique, ou utilisés via des déclencheurs (indications de relevés de mesures), pour la maintenance préventive conditionnelle.

La définition des modes opératoires peut être un travail conséquent. Epsilon permet leur mise en place progressive, en ciblant les équipements les plus importants ou en autorisant les rapports d'intervention sans mode opératoire associé.

Epsilon établit des bilans qui permettent d'analyser les différents travaux réalisés sur les équipements et de définir les actions à mener pour optimiser la fonction maintenance.

Gestion des Stocks

Bien des audits mettent l'accent sur la gestion des stocks. Pour assurer la disponibilité des pièces, le stock doit être le plus précis possible, chaque mouvement doit être suivi : en entrée et en sortie. Cette gestion représente un travail quotidien.

Epsilon permet la gestion des stocks, avec la possibilité de renseigner chaque mouvement d'entrée, et chaque mouvement de sortie.

Il permet également de contrôler les valeurs des stocks, et de les corriger.

Les magasins peuvent être définis selon 3 niveaux : zones, magasins et adresses. Il est possible de définir très précisément chaque magasin et chaque adresse, ou encore de se limiter à une définition plus simple. Le système permet de connaître la valeur et le contenu d'une adresse, d'un magasin ou d'une zone, de modifier les quantités ou de déplacer des pièces. Il est également possible de visualiser la liste des pièces absentes de leurs emplacements.

Bien évidemment il est possible de définir les pièces, avec un seuil de réapprovisionnement, et, notamment, une politique d'achat. Le système peut ainsi générer automatiquement des demandes d'achats dès que le seuil d'une pièce est franchi.

Il est également possible aux utilisateurs de générer leurs propres demandes d'achat.

Les entrées en stock sont générées lors de la réception des commandes.

Les sorties de stocks sont générées lors du pointage des interventions, quand un utilisateur indique avoir utilisé telle pièce pour réaliser un travail.

Epsilon permet de définir des pièces de rechange pour palier à certains problèmes. Quand une pièce n'est pas en stock suffisant, il est possible d'utiliser une pièce de rechange.

Afin de faciliter le contrôle des stocks, Epsilon propose plusieurs fonctions d'inventaire : inventaire d'un magasin, inventaire tournant, inventaire après lecture codes-barres.

Pour faciliter la gestion des pièces Epsilon permet d'imprimer des étiquettes de pièces selon plusieurs formats code-barres. Les utilisateurs peuvent ainsi identifier les pièces en stock, et établir des inventaires avec des lecteurs code-barres pour les intégrer dans Epsilon.

Il est également possible d'établir des sorties de pièces avec des lectures code-barres. Ces mouvements sont ensuite intégrés à Epsilon.

Avec des outils simples à utiliser, Epsilon permet la mise en place de la gestion des pièces, la correction des écarts, et la gestion quotidienne des stocks.

Gestion des Achats

La gestion des achats est un élément qui peut être implémenté ou non. En effet, il est possible que cette fonction soit déjà en place avec un autre logiciel. Dans ce cas Epsilon fonctionnera normalement, et on pourra ou non mettre en place un système d'échanges d'informations avec d'autres logiciels.

Epsilon permet la gestion des demandes de prix et des commandes. Il a été conçu pour que son utilisation soit la plus naturelle et la plus logique possible.

Ainsi il permet de créer une demande de prix ou une commande sans avoir aucun élément préalablement défini. Très simplement, l'utilisateur pourra définir le tiers avec lequel il travaille, et les pièces qu'il veut placer sur la commande, même si ces éléments n'existent pas.

La définition des tiers permet de connaître les fournisseurs, les prestataires et les fabricants avec qui on travaille. On peut ainsi mémoriser toutes les coordonnées, conditions diverses, contrats, contacts, etc. des tiers, et les retrouver très rapidement.

Les commandes peuvent concerner des pièces ou des prestations, ou les deux.

Pour les pièces, Epsilon indique quelles sont celles qui sont sous leur seuil de réapprovisionnement, celles qui ont été demandées par les utilisateurs, ou celles dont le passage sous le seuil de réapprovisionnement a été calculé par le planning.

La réception des commandes permet de placer très facilement les pièces en stocks ou de les sortir directement vers un ordre de travail.

Il est également possible d'imprimer des étiquettes avec ou sans code-barres pour les pièces d'une commande.

Toutes les impressions d'Epsilon étant personnalisables, il est très facile d'obtenir les impressions des commandes avec le logo et l'entête de sa société, et d'avoir des documents identiques à ceux utilisés par ailleurs dans l'entreprise.

Concernant les analyses, Epsilon permet de définir des groupes de budgets et des budgets. Il est alors possible de suivre tous les achats selon les budgets définis, et de savoir si le réel dépasse ou non le prévisionnel ...

Le fait de gérer des commandes permet également de suivre les dépenses engagées auprès de chaque tiers, et d'obtenir des analyses sur ces tiers.

Chaque tiers pourra aussi être soumis à des "audits". Epsilon permet de définir des critères de notations et de paramétrer la gestion des critères et des notes. On peut ainsi obtenir des systèmes sophistiqués pour suivre les tiers. Cette fonction de notation existe également sous forme de module, qui peut être installé ailleurs que dans le service de maintenance.

Enfin il est possible de générer des emails 'signature de commande' pour autoriser une dépense, en fonction de son montant.

Travaux et interventions

Epsilon permet la gestion de tous les travaux de maintenance. Pour cela il utilise des ordres de travail (OTs). Un OT peut être créé à partir d'un mode opératoire ou non. Epsilon propose également des fonctions de pointages qui permettent d'indiquer des travaux réalisés sans OT.

Une intervention sera associée à un équipement, et pourra recueillir les temps passés et les pièces utilisées. On générera ainsi des coûts main d'oeuvre et des coûts pièces.

La maintenance préventive systématique est gérée avec des modes opératoires auxquels on indique des fréquences d'utilisation. La fonction planning calcule un échéancier et informe les utilisateurs des modes opératoires à utiliser.

La maintenance préventive conditionnelle est gérée avec des modes opératoires auxquels on associe des déclencheurs. Un déclencheur est lui même associé à une mesure, et c'est la valeur de celle-ci qui crée ou non l'OT.

Les modes opératoires peuvent être à la fois systématiques ou conditionnels. Ils peuvent être créés pour plusieurs équipements. Ils peuvent être utilisés à n'importe quel moment pour créer un OT. Enfin ils peuvent servir à réaliser des visites.

Les fonctions de gestion des OTs permettent de suivre l'avancement des travaux, selon plusieurs critères, et d'indiquer la fin des OTs (solde).

Chacun des utilisateurs pourra suivre ses propres pointages, mais aussi tous les travaux et toutes les informations associées aux équipements. La consultation des historiques pourra permettre à chacun de trouver les informations techniques qui concernent un équipement ou une famille d'équipements.

L'origine d'un OT peut aussi être une 'Demande de travail' émise par un autre utilisateur. Les DTs sont des messages envoyés vers le ou les décideurs de la maintenance, et selon la décision prise, ils peuvent donner naissance à un OT ou non. Epsilon présente cette fonction de façon indépendante (module) qui peut être installée seule, chez les utilisateurs qui ne peuvent qu'émettre des demandes.

Un utilisateur peut également saisir des comptes rendus d'intervention sans avoir d'OT préalablement créé. Pour cela il peut réaliser un pointage complet, similaire à un pointage sur OT, ou utiliser une feuille de pointage journalier, sur laquelle il indique la liste des différents travaux réalisés au cours d'une journée.

Concernant les travaux curatifs, Epsilon permet de suivre spécifiquement les pannes. Chaque panne peut être définie avec sa cause, ses effets, et la solution mise en place. On peut indiquer les temps de réparation, les temps de marche et les temps d'arrêt machine afin de pourvoir calculer les indicateurs MTBF et MTTR.

Les pannes font l'objet d'un suivi particulier, notamment d'analyses par causes et par équipements.

Par ailleurs, les contrats passés avec les tiers sont également suivis, chaque OT pouvant être associé à un contrat ou non.

Enfin, il peut être utile de mémoriser des informations sans que celles-ci soient associées à un OT. Pour cela Epsilon permet de mémoriser des 'événements' sur les équipements.

Les fonctions 'Bilans' proposées par Epsilon permettent d'analyser les temps passés, les coûts internes ou externes, les coûts main d'oeuvre et pièces, en fonctions des équipements, des sections analytiques, des tiers concernés, et des types de travaux.

Les différents travaux et résultats obtenus permettent d'organiser et de structurer la fonction maintenance pour un suivi plus complet et plus performant.

Tarifs Epsilon

Licence Epsilon (par site), sans limite du nombre d'utilisateurs :

Version multipostes (modules "Demande de travaux" et "Notation des tiers" compris) : 3000 € HT.
Supporte plusieurs moteurs de base de données.

Formation (par jour, hors frais de déplacement) : 680 € HT

Plusieurs formules peuvent être étudiées pour conduire le projet (formation étalée dans le temps, accompagnement, etc.).

Contrat de maintenance annuelle (assistance téléphoniques et mises à jour du logiciel) : 550 € HT

Module optionnel pour PDA sous Windows Mobile ou Windows Ce (inventaires, sorties de pièces déportées) : 1 040 € HT

Pour étudier la récupération d'informations existantes, une étude gratuite peut être réalisée.

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